ATC - Accompagner les Travaux en Copropriété

Dans la gestion d’une copropriété on distingue la gestion courante, objet d’un budget prévisionnel global voté en assemblée annuelle, et les « travaux » qui font chacun l’objet de délibérations séparées et d’appels de fonds spécifiques.
Le vote des travaux se heurte à la complexité de décider en assemblée « la même chose en même temps » pour des budgets souvent conséquents.

Copro+ a élaboré trois démarches d’accompagnement adaptées à l’ampleur des budgets et à la nature des travaux :

• Les « travaux ponctuels » dont le coût est très inférieur au budget de fonctionnement annuel (ex. mise aux normes des ascenseurs), ce qui laisse espérer un financement par démarche individuelle.

• Les « grands chantiers type rénovation », aux enjeux beaucoup plus importants, qui nécessitent une véritable ingénierie technique et financière.

• Les projets de surélévation de bâtiment qui font l'objet de procédures particulières.

1- Démarche ATC pour les travaux ponctuels

2- Démarche ATC pour les grands travaux

3- Démarche ATC pour les surélévations de bâtiment

4- Intervention COPRO+

1 - Démarche ATC pour les travaux ponctuels

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2 – Démarche ATC pour les grands travaux

• S’entendre sur l’expression des besoins (ce que l’on veut faire)
• Organiser la programmation technique (ingénierie du bâtiment))
• Organiser le financement des travaux (ingénierie financière).

Le point dur sera bien évidemment le financement, le montant des travaux dépassant largement le montant des charges annuelles, le recours à l’emprunt est incontournable et ne peut être répété chaque année. C’est bien l’aspect financier qui va guider la faisabilité et la conduite des opérations

La démarche ATC COPRO+ vise à résoudre ce faisceau de contraintes :

• Organiser l’adhésion sur un projet difficile à « vendre »
• Associer les envies (des copropriétaires), les besoins (du bâtiment) et les contraintes multiples autour d’un diagnostic global intégrant les besoins à moyen terme.
• Evaluer clairement les enjeux et la faisabilité d’un projet coordonné grâce aux compétences pluridisciplinaires intervenant dans un cadre de prestations forfaitaires.  
• Définir une programmation globale de travaux cohérents. 
• Organiser un plan de financement collectif, accessible à chacun, intégrant la recherche d’aides, subventions et mesures fiscales selon la nature des travaux et des objectifs (notamment rénovation énergétique).
• Garantir la bonne fin du chantier par un suivi de bout en bout.
• Garantir la valorisation du patrimoine par un plan cohérent.
• Adapter au contexte de la copropriété, les bonnes pratiques de l’AMO (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) en vigueur pour les chantiers publics ou privés.

Visualiser le support de la conférence de Cécile BARNASSON "Accompagnement des travaux en copropriété" : diaporama

La méthodologie ATC grands travaux : les étapes

• Phase Etat des lieux « Ce qui préoccupe le SDC »
  • Enquête
  • Résultats
• Phase diagnostic global « Ce que le SDC doit envisager »
• Diagnostic architectural
  Diagnostic énergétique
• Diagnostic équipements
• Inventaire des parties communes
• Analyse de valeur
• Synthèse du diagnostic
• Consultation en vue de la définition du programme
• Phase Avant Projet « Ce qui est réalisable par le SDC »
• L’APS (Avant-Projet Sommaire) 
• L’APD (Avant-Projet Détaillé)
• Communication autour du projet de programme
• Assemblée générale de validation du programme
• Phase Consultation « Ce que le SDC projette »
• Consultation des entreprises
• Financement
• Vote et suivi des travaux « Ce que le SDC entreprend »
• Evaluation « Ce que le SDC a obtenu »
  

1-Phase Etat des lieux « Ce qui préoccupe le SDC »
1.1 Enquête
Conduite d’une enquête auprès des copropriétaires et résidents sur les besoins, les ressentis, les contraintes, leur vision du futur, pour eux et leur résidence… 
Cette action est menée autour du Conseil Syndical, sans nécessité de passage en AG. 
C’est une phase de sensibilisation indispensable pour recueillir l’adhésion d’une majorité sur ce que l’on pourrait appeler un « projet de projet ».

L’objectif est d’établir la confiance et de s’inscrire comme « porte parole » du SDC, interface entre la communauté des béotiens et la pluralité des « experts ».

1.2 Résultats
Les résultats de l’enquête serviront à caractériser les besoins exprimés et de les répartir par nature :
• Les opérations urgentes qui pourront faire l’objet d’études particulières ou de travaux ponctuels de type 1
• Les préoccupations hors travaux (type services, vie courante, gardien,…) transmises au Conseil syndical pour être traitées en parallèle
• Les besoins de rénovation à inscrire dans un plan global ou échelonné.

La synthèse de l’enquête servira de socle de légitimité pour soumettre à l’AG le périmètre et les modalités de réalisation d’une étape du diagnostic global.

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2-Phase diagnostic global « Ce que le SDC doit envisager »
Le diagnostic global, soumis au vote d’une première AG, consiste à établir

2.1 Diagnostic architectural
Bilan de l’état des bâtiments, toitures, étanchéités,…

2.2 Diagnostic énergétique
Intégrant parties communes et parties privatives (ouvrants) avec le recensement des axes d’amélioration, actions pouvant être entreprises pour remédier aux défauts constatés, avec l’évaluation des gisements d’économies. Le suivi pluriannuel des consommations énergétiques (si chauffage collectif) consolide ce diagnostic.

2.3 Diagnostic équipements
Etat des équipements collectifs (réseaux, accès, sécurité, ascenseurs, éclairage, VMC,…)

2.4 Inventaire des parties communes
Intégration des résultats des diagnostics sous forme d'inventaire valorisé des parties et équipements communs ("ce qu'il y a à entretenir") avec pour chaque élément :

• coût de remise à neuf
• espérance de vie, cycle et échéance

Ces tableaux permettent d'approcher une gestion prévisionnelle de l'entretien, perspectives portées à la connaissance des copropriétaires.

2.5 Analyse de valeur
En complément des études techniques, en s’appuyant sur l’analyse des comptes, du marché local, et de la caractérisation du SDC, Copro+ ajoute une « analyse de la valeur » :
• Dimension patrimoniale 
• Dimension retour sur investissement
• Potentiel de « financement »
• Dimension risque : Risque à faire et Risque à ne pas faire 

2.6 – Synthèse du diagnostic
Un premier filtrage est opéré, avec une entité (Conseil syndical ou commission, ou réunion(s) hors AG) pour définir, parmi les axes et options envisageables, ce que l’on souhaite étudier de manière détaillée (ce que l’on envisage de réaliser à court ou moyen terme).

2.7 – Consultation en vue de la définition du programme
Copro+  organise alors la consultation d’une équipe pluridisciplinaire (constituée d’un architecte, un ou plusieurs BET, un économiste) afin de soumettre à l’AG le choix des intervenants et les modalités de conduite de la phase suivante.

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3-Phase Avant Projet « Ce qui est réalisable par le SDC »
Elle consiste à conduire une étude de faisabilité technico-économique afin d’approcher les objectifs et les couts associés, avec une précision suffisante (10%) : 
Cette phase comprendra deux niveaux d’études

3.1 L’APS (Avant-Projet Sommaire) indique les grandes options techniques de réalisation envisagées avec les budgets correspondants.

3.2 L’APD (Avant-Projet Détaillé) détermine le choix des solutions prévues et évalue les conditions de réalisation de chaque domaine avec une précision de l’ordre de 10%. 

3.3 Communication autour du projet de programme
Copro+  animera une structure interne de suivi des études (Conseil syndical ou le plus souvent commission) chargée de « pré-valider » à chaque point de contrôle intermédiaire les différentes options proposées par l’équipe pluridisciplinaire .

La communication sera élargie à l’ensemble des copropriétaires intéressés notamment lors de la validation du niveau APS avant lancement APD. Ce passage pourra éventuellement nécessiter une AG supplémentaire.

A l’issue de l’APD, COPRO+ pourra épauler le syndic et le conseil syndical pour présenter en AG un programme de travaux, soit dans le cadre d’une opération globale soit dans le cadre d’un plan pluriannuel, selon les contraintes et le contexte.

3.4 Assemblée générale de validation du programme
L’assemblée validera le principe du programme issu des phases précédentes, c’est-à-dire le QUOI et le QUAND avec une esquisse du COMBIEN (hypothèses de financement envisagées).
La proposition d’une mission de maitrise d’œuvre pour la conduite de la démarche de consultation des entreprises, sur tout ou partie du chantier (programme intégralou partie du programme à réaliser sous 24 mois) sera soumise à la même assemblée.

A ce stade,  aucune commande de travaux ne sera engagée, en dehors de la mission d’études, mais le SDC pourra être appelé à se déterminer sur des appels de provisions pour la constitution d’un fonds de travaux. 

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4-Phase Consultation « Ce que le SDC projette »
4.1 Consultation des entreprises
La consultation d’entreprises, par lots, est menée par l’équipe de maîtrise d’œuvre qui établit le dossier de consultation des entreprises (DCE)
Cette phase est un investissement très productif, rentabilisé directement sur le montant des devis (faciles à comparer) et indirectement sur la garantie de résultats après travaux (conformité au cahier des charges et engagement de la maîtrise d’œuvre).
La participation de COPRO+  pendant la phase de consultation comprend :
La vérification de la qualité « administrative » du dossier
La participation à la sélection des entreprises consultée
Le suivi des échanges avec les entreprises
La participation à la séance d’ouverture des plis
La participation à l’analyse des offres avec l’équipe de maîtrise d’œuvre (conformité des réponses au cahier des charges, appréciation de la qualité des propositions).
La supervision de l’élaboration du dossier de choix

4.2 Financement
En parallèle de la consultation, COPRO+ organise avec le syndic et le conseil syndical
> le dossier financement (recherches d’aides et subvention, montage de dossier d’aides personnalisées)
> le montage d’opérations d’emprunt collectif si besoin
> l'opportunité de la mise en oeuvre de fonds travaux selon la durée prévisionnelle des études.

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5-Vote et suivi des travaux « Ce que le SDC entreprend »
Les dossiers techniques et financiers étant clairement établis et présentés, l’Assemblée pourra se déterminer sur le choix des travaux, leur calendrier et leur financement.
En complément de la mission de maîtrise d’œuvre (généralement avec les partenaires choisis pour les phases précédentes), COPRO+ propose une  mission d’accompagnement en tant que relais de la maîtrise d’ouvrage après des équipes de réalisation. En outre la mission ATC prend en charge le contrôle de gestion du projet, veille au respect des engagements réciproques des parties et au déroulement du projet jusqu’à sa bonne fin.

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6-Evaluation « Ce que le SDC a obtenu »
La dernière étape, un à deux ans après la réalisation consistera à mesurer les résultats obtenus par rapport aux annonces et engagements de la maîtrise d’œuvre

• Aspect qualitatif : ressenti du SDC par enquête (satisfaction, éléments de confort,..)
• Aspect économique : résultats énergétiques réalisé / estimé (consommations, comptes)
• Aspect patrimonial : évolution de la valeur constatée lors des mutations
• Aspect social : évolution du taux de défaillances de paiement des charges
  Ces constats présentés au SDC lors de l’assemblée générale seront accompagnés, le cas échéant, de préconisations d’éventuelles mesures correctrices, adaptées au contexte.

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3- Cas particulier : Les surélévations de bâtiment

A l’initiative d’un copropriétaire ou du conseil syndical, la surélévation d’un bâtiment peut constituer une source de financement pour des travaux en copropriété.
De plus, la constitution de lots supplémentaires conduit à une répartition des charges sur un plus grand nombre et donc une diminution permanente de la quote-part des lots existants.
Lorsque la structure du bâtiment et son implantation le permettent, cette solution peut être envisagée. Néanmoins, sa mise en œuvre nécessite une démarche spécifique pour prendre en compte :

• L’adhésion des copropriétaires (des règles de majorité spécifiques sont prévues par les textes)
• L’incidence de la règlementation propre aux copropriétés sur le déroulement de l’opération, son calendrier
• La valorisation du « droit à construire », en cas d’initiative d’un copropriétaire, ou des lots construits en cas d’initiative de la copropriété
• Le financement de l’opération
• La fiscalité et le traitement juridique de l’opération
• L’articulation des travaux de surélévation avec les travaux financés par cette opération.

Méthodologie et apports COPRO+

1. Rencontre du porteur de projet pour définir les objectifs
2. Etude de la faisabilité du projet
   1. Rencontre des principaux acteurs
   2. Etude concertée avec l’architecte en charge des études techniques et du suivi de l’opération
   3. Réalisation d’une enquête auprès des copropriétaires, présentation des enjeux
   4. Analyse des aspects financiers et juridiques
3. Présentation d’un rapport d’étape visant à apprécier la faisabilité de l’opération, les contraintes et risques (arrêt éventuel du projet)
4. Promotion du projet auprès des copropriétaires pour favoriser la participation et le vote en AG
5. Détermination d’un plan d’action pour la réalisation du projet en concertation avec l’architecte
6. Mise en œuvre du plan et suivi de l’opération jusqu’à l’achèvement des travaux

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4- Intervention COPRO+

La problématique des travaux est spécifique à chaque copropriété. C’est pourquoi COPRO+ participe gratuitement à une réunion du conseil syndical pour comprendre les enjeux et les objectifs.
La mission de COPRO+ est alors définie en concertation avec le conseil syndical : périmètre, répartition des tâches entre le conseil syndical et COPRO+, méthodologie, plan d’action, évaluation des charges et calendrier.

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