Accompagner les Travaux en Copropriété
Dans la gestion d'une copropriété on distingue la gestion courante, objet d'un budget prévisionnel global voté en assemblée annuelle, et les « travaux » qui font chacun l'objet de délibérations séparées et d'appels de fonds spécifiques.
Le vote des travaux se heurte à la complexité de décider en assemblée « la même chose en même temps » pour des budgets souvent conséquents.
COPRO+ a élaboré trois démarches d'accompagnement adaptées à l'ampleur des budgets et à la nature des travaux :
• Les « grands travaux type rénovation », aux enjeux beaucoup plus importants, qui nécessitent une véritable ingénierie technique et financière.
• Les « travaux ponctuels» dont le coût est très inférieur au budget de fonctionnement annuel (ex. mise aux normes des ascenseurs), ce qui laisse espérer un financement par démarche individuelle.
• Les projets de surélévation de bâtiment qui font l'objet de procédures particulières.
1- Démarche ATC pour les grands travaux
2- Démarche ATC pour les travaux ponctuels
3- Démarche ATC pour les surélévations de bâtiment
1 – Démarche ATC pour les grands travaux
Principes de la démarche ATC COPRO+
Lorsque l'organisation de l'entretien des bâtiments n'a pas été anticipée, ni sur le plan technique ni sur le plan financier, la copropriété doit faire face à 3 grandes familles de contraintes :
- L'expression des besoins (ce que l'on veut faire)
- La programmation technique (ingénierie du bâti)
- Le financement des travaux (ingénierie financière).
Le point dur sera bien évidemment le financement, le montant des travaux dépassant largement le montant des charges annuelles, le recours à l'emprunt est incontournable et ne peut être répété chaque année. L'aspect financier va donc guider la faisabilité et la conduite des opérations.
COPRO+ vise à résoudre ce faisceau de contraintes :
- Organiser l'adhésion des copropriétaires sur un projet difficile à vendre (la même chose en même temps !).
- Associer les besoins des installations et les contraintes multiples autour d'un diagnostic global intégrant les besoins à moyen terme et les confronter aux envies des copropriétaires.
- Evaluer clairement les enjeux et la faisabilité d'un projet grâce aux compétences pluridisciplinaires animées par une volonté commune d'aboutir, intervenant dans un cadre de prestations forfaitaires.
- Définir une programmation de travaux cohérents.
- Organiser un plan de financement global, intégrant la recherche de subventions collectives, d'aides individuelles, de mesures fiscales et d'emprunts, selon la nature des travaux et les objectifs (dont énergétique).
- Faire voter collectivement et prévenir les risques de recours individuels.
- Garantir la bonne fin du chantier par un suivi de bout en bout et la valorisation du patrimoine.
La solution consiste à adapter au contexte de la copropriété, les bonnes pratiques de l'AMO (Assistance à Maîtrise d'Ouvrage) en vigueur pour les chantiers publics ou privés.
La genèse : particularités de la maîtrise d'ouvrage copropriété
Par la convergence de son expérience de terrain et de ses travaux de recherche pour l'amélioration du fonctionnement de l'entité copropriété, COPRO+ a mis en évidence les différences juridiques fondamentales entre la copropriété et toutes les autres formes d'habitat collectif (dont les HLM) à propriétaire unique :
- Une maîtrise d'ouvrage éclatée, ne pouvant prendre de décision que lors d'assemblées générales (AG) réunissant l'ensemble du Syndicat Des Copropriétaires (SDC), habituellement une fois par an ;
- Une comptabilité limitée qui n'intègre pas de notion d'investissement et d'amortissement propre à tout autre structure collective, mais uniquement des dépenses même pour les travaux importants ;
- La nécessité de présenter des devis de travaux avant de voter un engagement de dépenses (pas de budget) ;
- La dominance du droit individuel sur le droit collectif, facilitant les recours (tutelle du Ministère de la Justice).
L'approche COPRO+ "STOP ou ENCORE"
En application de ces principes, COPRO+ propose de décomposer les études en phases successives, ponctuées par des décisions en AG, précisant et validant chaque phase ultérieure. En cas de désaccord de l'AG, le projet sera suspendu ou abandonné, sans engagement de dépense inutile vis-à-vis des prestataires extérieurs.
L'optimisation d'un processus de décision favorable nécessite souvent la tenue de 4 AG (une par semestre ?) :
- Vote choix DTG + Assistance à maitrise d'ouvrage (AMO) AG n°1
- Périmètre de l'étude de maitrise d'œuvre (MOE), consultation et choix du prestataire MOE AG n°2
- Etudes MOE : Diagnostics, Avant-Projet (sommaire puis définitif), définition du programme en APD AG n°3
- PRO DCE : consultation des entreprises, vote des travaux et modalités de financement AG n°4
- EXE : ordonnancement et suivi d'exécution des travaux par le MOE
2 - Démarche ATC pour les travaux ponctuels
Objectif = accompagner le conseil syndical afin de substituer une démarche professionnelle au plan classique des "3 devis"
La méthodologie
1 - Expression du périmètre des besoins (enquête éventuelle ?)
2 - Elaboration d'un cahier des charges, avec appel, si nécessaire à un BET spécialisé.
3 - Lancement d'une consultation réellement ouverte
4 - Dépouillement (avec BET ?) et rédaction dossier de choix
5 - Introduction, si nécessaire, d'un maître d'œuvre ou bureau de contrôle
6 - Présentation et vote de la solution en assemblée, avec définition des appels et honoraires syndic.
7 - Suivi administratif jusqu'à la réception des travaux.
Cette démarche, de l'expression des besoins jusqu'au vote en assemblée, peut, pour des travaux unitaires, être menée sur une période de moins de 12 mois.
L'intérêt de la démarche ATC est de garantir une solution pertinente, correspondant aux besoins, et négociée aux meilleures conditions économiques grâce à une véritable consultation.
3- Les surélévations de bâtiment
A l'initiative d'un copropriétaire ou du conseil syndical, la surélévation d'un bâtiment peut constituer une source de financement pour des travaux en copropriété.
De plus, la constitution de lots supplémentaires conduit à une répartition des charges sur un plus grand nombre et donc une diminution permanente de la quote-part des lots existants.
Lorsque la structure du bâtiment et son implantation le permettent, cette solution peut être envisagée. La loi ALUR a récemment allégé les contraintes du processus décisionnel, néanmoins, sa mise en œuvre nécessite une démarche spécifique pour prendre en compte :
- L'adhésion des copropriétaires (des règles de majorité spécifiques sont prévues par les textes)
- L'incidence de la règlementation propre aux copropriétés sur le déroulement de l'opération, son calendrier
- La valorisation du « droit à construire », en cas d'initiative d'un copropriétaire, ou des lots construits en cas d'initiative de la copropriété
- Le financement de l'opération
- La fiscalité et le traitement juridique de l'opération
- L'articulation des travaux de surélévation avec les travaux financés par cette opération.
Méthodologie et apports COPRO+
Etude de la faisabilité du projet
- Rencontre des principaux acteurs
- Etude concertée avec l'architecte en charge des études techniques et du suivi de l'opération
- Réalisation d'une enquête auprès des copropriétaires, présentation des enjeux
- Analyse des aspects financiers et juridiques
- Présentation d'un rapport d'étape visant à apprécier la faisabilité de l'opération, les contraintes et risques (arrêt éventuel du projet)
- Promotion du projet auprès des copropriétaires pour favoriser la participation et le vote en AG
- Détermination d'un plan d'action pour la réalisation du projet en concertation avec l'architecte
- Mise en œuvre du plan et suivi de l'opération jusqu'à l'achèvement des travaux.