Responsabilité du syndic – quitus

1 Statut du syndic

Un mandataire : le syndic est un mandataire. Il a été désigné par l'assemblée générale pour représenter le syndicat des copropriétaires et assurer la gestion de la copropriété. Le syndic est donc une personne qui agit au nom du syndicat et doit, en tant que mandataire, rendre compte de sa gestion. La copropriété reste toutefois responsable vis-à-vis des tiers des actes effectués par le syndic.

Responsabilité civile professionnelle : Un syndic professionnel a l'obligation de souscrire une assurance responsabilité civile afin d'indemniser, le cas échéant, son client (la copropriété) des dommages subis.
Pour le syndic bénévole, le contrat d'assurance de la copropriété peut couvrir la responsabilité civile du syndic. 

Responsabilité du mandataire : le syndic professionnel ou bénévole est responsable des dommages causés par son fait, par sa négligence ou son imprudence. 
L'Article 1992 du Code Civil précise : « Le mandataire répond non seulement du dol, mais encore des fautes qu'il commet dans sa gestion. Néanmoins, la responsabilité relative aux fautes est appliquée moins rigoureusement à celui dont le mandat est gratuit qu'à celui qui reçoit un salaire. »

2 Les différentes responsabilités

Responsabilité civile : Les copropriétaires peuvent le cas échéant mettre en cause la responsabilité civile du syndic lorsque des actes effectués dans l'exercice de son mission leur ont porté préjudice.

Responsabilité pénale : elle concerne les actes commis par le syndic dans l'exercice de ses fonctions et qui relèvent du Code Pénal ; par exemple : vol, escroquerie, blessure par imprudence (blessure provoquée par une négligence du syndic)…

3 Quand et comment rechercher la responsabilité civile du syndic ?

Condition nécessaire : Les copropriétaires qui ne sont pas satisfaits de la gestion de leur syndic doivent établir les éléments amenant à engager sa responsabilité :

• Une faute de gestion ou un défaut de conseil du syndic
• Un préjudice pour la copropriété
• Un lien de causalité entre les 2.

Pour demander réparation des dommages subis du fait du syndic, la copropriété peut s'engager dans une démarche amiable ou dans une procédure judiciaire.

Démarche amiable : Cette première solution consiste à adresser une lettre de mise en demeure (recommandée avec AR) au syndic pour lui demander de faire jouer son assurance responsabilité civile en vue d'indemniser la copropriété. Le courrier doit comprendre le détail des faits (faute de gestion, préjudice) et être accompagné des justificatifs éventuels.

Démarche judiciaire : Dans l'hypothèse où la démarche amiable ne permet pas d'aboutir à une solution, la copropriété peut décider de saisir la justice.

Comment procéder ? Une décision d'assemblée générale est indispensable pour assigner. Le syndic pouvant seul représenter la copropriété devant les tribunaux, il est en pratique indispensable de changer de syndic avant l'assignation (le syndic ne peut s'assigner lui-même). 

Délai et compétence territoriale : le délai pour agir en responsabilité est de 5 ans. Le tribunal à saisir est celui du lieu de situation de l'immeuble.

Quel tribunal ?

• Tribunal d'Instance : pour les litiges n'excédant pas 10 000 € - avocat non obligatoire
• Tribunal de Grande Instance : avocat obligatoire

4 Approbation des comptes, Quitus, et Responsabilité du syndic

4.1 Approbation des comptes

Le syndic est chargé de tenir la comptabilité du syndicat. Les comptes sont vérifiés par le conseil syndical. Tout copropriétaire peut venir contrôler les comptes (les modalités de consultation sont précisées sur les convocations d'assemblée). 
L'ordre du jour de l'Assemblée Générale Ordinaire comporte une question relative à l'approbation des comptes. Cette question est soumise à la majorité relative (art. 24).

Approbation : En approuvant les comptes, l'assemblée ratifie l'ensemble des opérations comptables et financières effectuées par le syndic. Les comptes ainsi validés ne peuvent plus être révisés. 
Une fois approuvés, les comptes deviennent définitivement opposables à tous les copropriétaires. Le syndic peut alors réaliser la reddition des comptes de l'exercice (répartition en tantièmes de la différence entre le total des charges constatées et les provisions pour charges appelées sur l'exercice). Les copropriétaires seront invités à régulariser, si nécessaire, le solde de leur compte. 

Nota : en cas de contestation par un copropriétaire, le recours n'est pas suspensif. 

Conséquences du refus d'approbation des comptes :

• La reddition des comptes ne peut pas être réalisée.
• L'assemblée devra se prononcer ultérieurement sur les comptes (modifiés) du même exercice.
• Dans l'intervalle les états datés établis lors des mutations par le syndic ne pourront prendre en compte les régularisations entre charges constatées et charges appelées.
• Le quitus ne peut pas être donné au syndic.

Remarques :

• L'approbation porte uniquement sur la gestion comptable et financière du syndic et non sur l'ensemble des actes de gestion (ou éventuellement les fautes de gestion). La gestion de la copropriété, qui englobe l'ensemble des opérations et actes effectués, s'apprécie lors du vote du quitus.
• L'approbation des comptes peut faire l'objet de réserves qui limitent l'étendue de la décision de l'assemblée.

4.2 Délivrance du quitus

Définition : En donnant le quitus, l'assemblée approuve la gestion et décharge le syndic de toutes responsabilités dans tous les domaines où il est intervenu en tant que mandataire : gestion comptable et financière mais aussi gestion du personnel, entretien de l'immeuble, préservation des intérêts du syndicat…

Remarque : Le quitus porte uniquement sur les actes dont l'assemblée a eu connaissance et dont elle a pu apprécier les conséquences.

Caractère facultatif : Contrairement à la règle en société commerciale, il n'existe aucune obligation de poser la question relative au quitus lors de l'assemblée des copropriétaires.

Conséquences du quitus : En cas d'erreur ou de faute du syndic, découverte après le vote du quitus, la copropriété est obligée de prouver qu'elle n'avait pas connaissance des faits lors de la prise de décision pour pouvoir mettre en cause la responsabilité du syndic. 
Les assureurs utilisent le prétexte du vote du quitus pour rejeter la prise en compte d'un dommage au titre de la responsabilité civile du syndic.

Le refus du quitus n'entraîne pas la révocation du syndic. Son mandat fait l'objet d'un contrat et d'un vote spécifique de l'assemblée. Sa révocation (nomination d'un nouveau syndic) relève aussi d'une résolution spécifique.

Intérêt du quitus :

• Pour le syndic : dégager sa responsabilité y compris sur les actes accomplis en dépassant ses pouvoirs de mandataire.
• Pour la copropriété : aucun