Gérer les situations de crise

L'environnement particulier de la copropriété, avec des responsabilités diffuses, est propice à la génération de conflits, que ce soit entre copropriétaires, avec un fournisseur ou, le plus souvent entre la copropriété et son syndic.

L'intervention d'un médiateur est bien souvent la meilleure voie pour apaiser les tensions et tenter de résoudre les conflits. 
COPRO+ privilégie la recherche de solution amiable préservant les droits et intérêts de la copropriété.

La démarche de médiation

• Rencontre du conseil syndical pour comprendre la situation
• Analyse des documents étayant le dossier et du contexte
• Présentation des actions envisageables, des leurs avantages et inconvénients
• Définition avec le conseil syndical d'un plan d'action
• Assistance à la mise en œuvre du plan d'action

La conduite de changement

les situations de crise proviennent souvent d'opposition avec le syndic. Si, malgré les efforts réciproques, la crise perdure, COPRO+  accompagne le Conseil syndical dans sa recherche d'un nouveau partenaire :

• Mesure des enjeux et des risques, validation du projet de rupture
• Etablissement d'un cahier des charges (expression des besoins de la copropriété) en concertation avec le conseil syndical
• Lancement d'une consultation (sélection d'un panel de partenaires potentiels)
• Procédures de sélection (dépouillement, visites, références similaires, négociation des offres)
• Elaboration d'un dossier de choix soumis au conseil syndical, puis à l'assemblée
• Négociation finale du nouveau contrat

Le changement de syndic dans l'urgence

Lorsque l'urgence impose une rupture brutale des relations avec le syndic, sans anticipation, il reste deux solutions :

• La procédure TGI : le constat de carence ou de vacance et la demande de désignation d'un syndic ou d'un administrateur provisoire auprès du TGI, procédure très contraignante

• La procédure transitoire "syndic non professionnel"

Cette procédure reconnue par la loi, permet de traiter les affaires courantes, de convoquer une nouvelle AG pour choisir le nouveau syndic. 
La mission de syndic non professionnel est assumée par un copropriétaire bénévole. 
COPRO+ apporte son assistance au bénévole pour la période transitoire :

• Aide au transfert des éléments de l'ancien syndic
• Aide à la gestion des affaires courantes (appels de fonds, règlements fournisseurs, services bancaires)
• Assistance à l'organisation de l'Assemblée Générale :
• Participation à la préparation de la convocation
• Aide à la préparation du déroulement de l'assemblée générale

Exemple : conflit entre copropriétaires

La présentation de travaux de rénovation devenus indispensables à l'assemblée générale d'une petite copropriété a conduit à une situation de blocage en séance : certains copropriétaires, possédant uniquement des garages, ont considéré leur quote-part démesurée au regard de la valeur de leurs lots.
L'analyse de la situation a montré que le règlement de copropriété avait défini une répartition déséquilibrée des charges en affectant à l'ensemble des lots des charges d'entretien de parties communes utilisées par une partie d'entre eux. De plus, les quotes-parts des lots garages n'étaient pas calculés avec une pondération liée à la nature du lot. A surface égale, un garage participait autant qu'un lot principal aux charges d'entretien.
L'intervention de COPRO+ a permis de trouver une solution de sortie de crise, acceptée par tous les copropriétaires :

• Rééquilibrage de la répartition des charges : révision du règlement de copropriété et de l'état de division, votée à l'unanimité en assemblée générale
• Vote des travaux indispensables : ajustement du périmètre des travaux, choix d'un maître d'œuvre chargé des études et du suivi de la réalisation et vote à l'unanimité des travaux révisés.

Exemple : conflit entre la copropriété et le syndic

Cette copropriété a missionné COPRO+ pour contrôler sa gestion. A cette occasion de nombreux désordres sont apparus dans la gestion du syndic, tant dans le calcul de ses honoraires que dans la gestion courante ou dans les dossiers de travaux. COPRO+ est alors intervenu en médiateur auprès du syndic pour lui demander de rectifier la situation.  Le syndic n'a pas eu la réactivité attendue du conseil syndical pour corriger ces défauts. L'assemblée prévue a du être repoussée, retardant le démarrage des travaux. L'ordre du jour de cette assemblée prévoyant le renouvellement du mandat de syndic, COPRO+, à la demande du conseil syndical, a organisé une consultation et la présentation d'offres concurrentes.
Un nouveau syndic a donc été choisi ouvrant ainsi à la remise en ordre des travaux et de la gestion courante.